Wegen meiner Erfahrung im Umgang mit unterschiedlichen Kulturkreisen kam ich zur Aufgabe der Software-Projektleitung für Automobilhersteller im Bereich Asia Pacific. Wegen des massiven Preiskampfes vor allem auf dem asiatischen Markt ist es unser Ziel, die Entwicklungskosten so niedrig wie möglich zu halten, ohne dabei Rückschritte in der Produktqualität zu erleiden. Deswegen werden die Aufgaben je nach aktueller Auslastung, Kompetenzen und Kosten auf mehrere Standorte verteilt.

Projetkleitung bedeutet koordinieren

Dabei müssen komplette Aufgabenpakete wie etwa die Zusammenstellung der Kundenanforderungen, Implementierung, Test, Qualitäts- und Versionskontrolle zwischen Teams in China, Indien, den USA und Deutschland koordiniert werden. Meine Aufgabe liegt in der Software-Projektleitung und darin, alle Aufgaben zu koordinieren und für die Einhaltung der Meilensteine zu sorgen.
Der Projektstart beginnt mit der Anforderungsanalyse. Hierfür vergleichen wir die Kundenanforderungen mit unserem angebotenen Produkt und legen die Abweichungen fest. Anhand dieser Abweichungen stellen wir die Arbeitspakete zusammen und brechen sie in möglichst kleine Pakete herunter. Wegen des global verteilten Projektteams ist es wichtig, den Projektfortschritt der Arbeitspakete intensiv im Auge zu behalten. So können Missverständnisse und Fehlinterpretationen der Kundenanforderungen rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen direkt eingeleitet werden.

Prioritäten klar definieren und kommunizieren

Die Rollenverteilung der Teammitglieder muss hierbei eingehalten werden, damit gleiche Aktivitäten nicht parallel an unterschiedlichen Standorten abgearbeitet werden. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Projektleiter den Gesamtüberblick nicht verliert, die Prioritäten klar definiert und kommuniziert und die Arbeitspakete entsprechend verteilt. Trotz aufwendiger Vorarbeit kommt es dennoch oft vor, dass der Kunde die Anforderungen zu einem späten Zeitpunkt des Projektes ändert. Diese Änderungswünsche müssen dann anhand von Budget, Machbarkeit und Projektrisiko analysiert und mit dem Kunden diskutiert werden.

Projektleiter muss Vertrauensbasis schaffen

Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass man es in internationalen Projekten mit unterschiedlichen Kulturkreisen im Projektteam zu tun hat. Um eine Vertrauensbasis innerhalb des Teams zu schaffen, sollte man sich vor allem von Vorurteilen lösen und auf eine Zusammenarbeit Gleichwertiger einlassen. Eine gesunde Vertrauensbasis ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Indien und China unerlässlich. Ein Ingenieur in Indien wird nur dann alle kritischen Details kommunizieren, wenn er seinem Gegenüber vertraut. Schafft man es nicht, eine gesunde Vertrauensbasis zu schaffen, besteht das Risiko, von Problemen erst dann zu hören, wenn es zu spät ist.

Internationale Projekte erfordern Geduld

Bei global verteilten Projekten ist Geduld eine wichtige Voraussetzung. Telefonkonferenzen können zum Teil trotz detaillierter Agenda und Vorbereitung zu Geduldsspielen werden. Die sprachliche Barriere kann je nach Stand der Englischkenntnisse von Teammitgliedern zu stark verlängerten Telefonkonferenzen führen. Hierbei muss man einen kühlen Kopf bewahren, vermitteln und dafür Sorge tragen, dass alle Details verstanden werden. So kann trotz der vielfältigen Besonderheiten und Anforderungen in global verteilten Projekten sicher gestellt werden, dass die unterschiedlichen Kompetenzen und Stärken der einzelnen Projektteammitglieder optimal zusammengeführt werden.