Bevor man sich jedoch an den Schreibtisch setzt, um die schriftliche Bewerbung, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Qualifikationsprofil, zusammenzustellen, kann es empfehlenswert sein, wenn man vorab telefonisch mit dem Unternehmen in Verbindung tritt. Egal, ob man Informationen über das Unternehmen gewinnen will oder vor einer Initiativbewerbung mit dem Unternehmen Kontakt aufnimmt – der Bewerber gibt mit seinem Anruf eine Visitenkarte ab. Deshalb sollte er auch vor dem Griff zum Hörer gut vorbereitet sein.

Da nur rund jeder zehnte Bewerber die telefonische Kontaktaufnahme vorab nutzt, ergibt sich außerdem ein erster Wettbewerbsvorteil: Der Bewerber erscheint kommunikativ, zielstrebig, engagiert und motiviert.

Das Anschreiben

Für den Arbeitgeber müssen relevante Informationen schnell erkennbar und vollständig dargestellt werden. Die Kunst liegt darin, Anschreiben und Lebenslauf bei jeder Bewerbung individuell zu gestalten. Wer inhaltlich keinen Bezug zum Unternehmen und zur jeweiligen Aufgabe herstellt, signalisiert, dass er sich nicht wirklich für die Position interessiert oder sich nicht richtig vorbereitet hat. Das Anschreiben muss das Interesse des Lesers wecken. Es darf nicht den Lebenslauf mit anderen Worten wiedergeben, sondern sollte alle Gründe dafür liefern, warum der Bewerber für die jeweilige Position besonders geeignet ist. Die zentralen Fragen der Personalchefs sind:

• Warum interessiert sich der Bewerber für die Stelle?
• Passt er zum Unternehmen und zur Stelle?
• Bringt er wichtige Qualifikationen mit, die über das Anforderungsprofil für die Stelle hinausgehen, bringt er einen Zusatznutzen?

Hilfreich ist es, die Welt mit den Augen des Adressaten zu sehen. Um sich in das Unternehmen hineinversetzen zu können, sollte man sich mit der Firmenphilosophie des Unternehmens beschäftigen. Diese findet man häufig auf der Firmen-Webseite.

Der Lebenslauf

Besonders wichtig ist der tabellarische Lebenslauf, der vollständig und übersichtlich sein muss. Er soll dem Leser alle wichtigen Informationen über Le­bens-, Studien- und Berufsweg vermitteln. Der Lebenslauf kann im klassischen Stil gestaltet sein, d.h., der Werdegang wird in chronologischer Abfolge dargestellt. Heute wird jedoch oft anders verfahren: Man beginnt mit der aktuellsten Information. Die einzelnen Zeitabschnitte sind lückenlos aufzuführen. Außerdem muss der Lebenslauf eine konsequente Ausrichtung auf die jeweilige Position erkennen lassen. Der Lebenslauf bietet auch Platz für den ganz besonderen persönlichen Eindruck – mit dem Bewerbungsfoto. Beim Foto sollten einige Do’s and Dont’s berücksichtigt werden:

• Kein Automaten- oder Urlaubsfoto
• Der Bewerber sollte sich im Businesslook präsentieren
• Das Foto sollte auf der Rückseite mit Namen und Anschrift versehen sein
• Bei gescannten Fotos muss die Qualität des Scans und des Ausdrucks stimmen
• Es sind hochwertige Schwarzweiß- und Farbbilder möglich.

Die Zeugnisse

Nach Anschreiben und tabellarischem Lebenslauf werden die Zeugnisse und weiteren Unterlagen chronologisch geordnet – und ggf. nach der Gliederung des Lebenslaufes getrennt. Die aktuellsten Unterlagen liegen oben. Bei Absolventen ist selbstverständlich das Abschlusszeugnis ein zentrales Dokument. Ist es zum Zeitpunkt der Bewerbung noch nicht ausgestellt, muss der letzte Zwischenabschluss (z.B. Vordiplomzeugnis) beigelegt werden. Um dem Leser einen Überblick über die aktuellen Leistungen zu geben, sollte man einen Notenspiegel ebenfalls beilegen.

Das Qualifikationsprofil

Um besondere Vorzüge, bisherige Erfolge und berufliche Ziele stärker in den Vordergrund zu stellen, kann es manchmal sinnvoll sein, die Unterlagen um ein Qualifikationsprofil – das so genannte dritte Blatt – zu ergänzen. In einigen Büchern schlagen Autoren manchmal Formulierungen wie „Was Sie sonst noch über mich wissen sollten ...“ o.Ä. vor. Auf Personalchefs wirkt eine solch standardisierte Präsentation jedoch keineswegs immer überzeugend: Wer das zehnte Mal die gleichen Darstellungen liest, behält den Kandidaten nicht unbedingt positiv im Gedächtnis. Entscheidet man sich für die dritte Seite, ist eine individuelle Darstellung ein Muss.