Erfüllung staatlicher Aufgaben

Der tief greifende Wandel gesellschaftlicher und politischer Rahmenbedingungen stellt die öffentliche Verwaltung vor neue Herausforderungen. Die Modernisierung von Staat und Verwal- tung und der Abbau von Bürokratie sind von großer Bedeutung, damit staatliche Aufgaben effizient, serviceorientiert und in hoher Qualität erfüllt werden können. Daher benötigt die Verwaltung passgenaue Steuerungsmodelle für verschiedene Prozess- und Aufgabentypen, sodass Ziele und Ressourcen entsprechend ihrer Steuerungsrelevanz transparent gemacht werden können.

Auch die öffentliche Verwaltung kann spannend sein

Vor diesem Hintergrund wurden wir gebeten, ein Bundesamt bei der Neuausrichtung und strategischen Steuerung zu unterstützen. Ein Projekt im öffentlichen Bereich – da fallen einem zunächst Stereotypen wie „verstaubte Verwaltung“ und „starre Bürokratie“ ein. Umso spannender ist es zu sehen, dass auch im öffent- lichen Bereich moderne Controllingansätze auf fruchtbaren Boden fallen. Ziel des Projekts war es, die Strategie des Bundesamts in konkrete Ziele und Steuerungsgrößen zu übersetzen und auf alle nachgelagerten Abtei- lungen und Referate herunter zu brechen. Die strategische Neuausrichtung des Bundesamts zielte unter Berücksichtigung der politischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen auf eine verstärkte Ausrichtung an Kundenbedürfnissen.

Ziel: Kundenzufriedenheit

Damit dieses Ziel kein Lippenbekenntnis blieb, wurde vor dem Hintergrund sich verändernder Marktbedingun- gen und Bedrohungsszenarien für jede Abteilung des Amts analysiert, welche Produkte und Dienstleistungen künftig angeboten werden sollen. Für jedes Produkt und jede Dienstleistung wurden als strategisches Ziel die Verbesserung der Kundenzufriedenheit vereinbart, d.h. ausgewählte Kunden werden danach befragt, ob das angebotene Produkt- und Dienstleistungsspektrum aus Kundensicht das richtige ist und ob die stattfindenden Beratungen zufrieden stellend und effizient verlaufen. Dies war kein einfacher Prozess, da unter den Führungs- kräften zum Teil heterogene Vorstellungen über die künftige strategische Ausrichtung des Amts vorherrschten.

Balanced Scorecard

Über die stringente Methodik der Balanced Scorecard (BSC) im Rahmen von Workshops und Strategiesitzung- en konnten im Laufe des Projekts alle Führungskräfte eingebunden und auf die gemeinsame Zielsetzung eingeschworen werden. Hier war es besonders wichtig, sich im Vorfeld der Workshops und Gruppensitzungen eng mit der Amtsleitung und den Abteilungsleitern abzustimmen. Die Kunst in den Workshops lag darin, die unterschiedlichen Interessen und Neigungen aller Führungskräfte zu harmonisieren und in Richtung „Beitrag zum Ganzen“ zu führen. Im Rahmen des Projekts zeigte sich, dass die BSC-Methodik gut geeignet ist, auch öffentliche Institutionen zielorientiert zu steuern.

Strategische Transparenz dank BSC

Durch das Herunter- brechen der strategischen Ziele der Organisationsspitze auf einzelne Abteilungen und Referate gewährleistet die BSC eine hohe Strategietransparenz in allen Organisationsbereichen. Über die Festlegung von strate- gischen Zielen und Messgrößen, die Vereinbarung von Soll-Werten, den Abgleich von Ist und Soll und die Ableitung von konkreten Projekten und Maßnahmen wurde der Amtsleitung, den Abteilungs- und Referatsleitern ein praktikables Führungsintrumentarium an die Hand gegeben. Neben der Möglichkeit zur permanenten Steuerung lag der Gewinn der BSC-Einführung auch im Prozess der Abstimmung, Information, Aushandlung und Kommunikation der strategierelevanten Aktivitäten.

Hohe Anforderungen an den Berater

Die Beratung der öffentlichen Wirtschaft ist deswegen sehr reizvoll, da an der Schnittstelle von Politik, Gesell- schaft und Ökonomie sehr hohe Anforderungen an den Berater in puncto Fach-, Methoden- und Sozial- kompetenz gestellt werden. Gerade das ist es auch, was die Beratungstätigkeit auf diesem Gebiet ausmacht und immer wieder neue Herausforderungen bietet.