Unser Auftrag war es, ein geeignetes Instrument für die laufende Projektsteuerung in Form eines monatlichen Statusreportings zu entwickeln und technisch umzusetzen. Die Herausforderungen waren sehr vielfältig. Neben der Frage „Welches sind geeignete Messgrößen und Frühindikatoren?“ wurde deutlich, dass die Daten inhaltlich und rechnerisch oft inkonsistent waren, in unterschiedlichsten Quellsystemen vorlagen und kein durchgängiger Prozess zur systematischen Analyse, Maßnahmenableitung und -nachverfolgung existierte.

In fünf Schritten

Zur Bewältigung dieser Herausforderung sind wir in fünf Schritten vorgegangen:
•    Entwicklung des Reporting-Konzepts inklusive Design der entsprechenden Prozesse
•    Beschreibung der fachlichen Anforderungen an die Reports
•    Technische Umsetzung der Reports
•    Durchführung der erforderlichen Tests
•    Schulung der technischen und kaufmännischen Projektverantwortlichen.

Schwachstellen aufdecken

Anhand eines definierten Fragenkatalogs haben wir mit Projektmanagern, Mitgliedern des Managements und Vertretern einzelner Funktionsbereiche Interviews geführt. Ziel war es, Schwachstellen im Prozess der Auftragssteuerung aufzudecken und Anforderungen an das künftige Monatsreporting zu definieren. Auf Basis dessen und unserer Projekterfahrung wurden die relevanten Kennzahlen definiert, die entsprechenden Reports entwickelt und beschrieben sowie in einen durchgängigen Reporting-Prozess eingebettet.
Denn das Berechnen und Darstellen der „richtigen“ Informationen alleine ist nicht genug – Berichte müssen bewegen! Aus diesem Grund sprechen die Projektverantwortlichen von nun an gemäß definierter Kriterien monatlich den Projektstatus durch. Auf Basis der Abweichungsanalysen werden Maßnahmen eingeleitet, deren Wirksamkeit kontinuierlich überprüft wird.

Umfangreiche Schulungen

An die fachliche Konzeption schloss sich die technische Implementierung der definierten Reports in SAP BW an. SAP BW ist die einheitliche Reporting-Plattform für das Gesamtunternehmensreporting. Parallel dazu fanden umfangreiche fachliche und technische Tests statt, um die Funktions- und Aussagefähigkeit des Auftragsreportings sicherzustellen. Zuletzt wurden umfangreiche Schulungen der Projektverantwortlichen und des Managements durchgeführt, um sie mit den neuen Berichten und deren Interpretation sowie mit den veränderten Reportingprozessen vertraut zu machen.

Ein Erfolgsfaktor

Während des gesamten sechsmonatigen Projekts war das Projektteam interdisziplinarisch aufgestellt, es bestand sowohl aus fachlichen Ressourcen als auch aus Beratern mit SAP-Umsetzungskompetenz. Dies bedeutet, dass die Konzeption und die Umsetzung nicht voneinander getrennt waren. Nur so ist gewährleistet, dass die fachlichen Anforderungen auch technisch umsetzbar sind und auch umgesetzt werden. Ganz klar ein Erfolgsfaktor.