Bewerberin freut sich über ausgefüllte Onlinebewerbung

Online-Bewerbung: Bewerben per Online-Formular

Die Online-Bewerbung ist heute Standard. Viele Unternehmen, besonders größere, verwenden dazu Online-Formulare. Wir haben Personaler gefragt, was du beim Ausfüllen beachten solltest, damit deine Bewerbung auf ihrem Tisch landet.

Der Vorteil der Bewerbung per Online-Formular ist „der geringe manuelle Aufwand“, so die Experten Dominik Hahn, Referent Personalmarketing bei der Allianz, und Wolfgang Schlag, Leiter Recruiting bei Brose. Bewerber und Unternehmen sparen beim Online-Formular Zeit und Kosten.

Online-Formulare erleichtern vor allem die Auswertung, da alle Bewerberdaten in einer Datenbank landen. So können Recruiter die Informationen anhand eines Software-Programms effizient strukturieren, leicht intern weiterleiten und die Kandidaten direkt miteinander vergleichen.

Kurzformular oder Talent Pool?

Die Form der Online-Bewerbung variiert je nach Unternehmen. So verwendet Brose ein kurzes Formular, mit dem die Bewerbung nach einer Bearbeitungszeit von etwa zehn Minuten sofort verschickt werden kann. „Unser Online-Auswahlverfahren ist identisch mit dem klassischen, denn die Daten werden individuell durchgesehen und die Bewerber persönlich kontaktiert“, sagt Recruiter Wolfgang Schlag. Deshalb sind die angehängten Dokumente entscheidend.

Online-Bewerbung mit Login

Andere Unternehmen bieten ein Login für Bewerber, sodass die Bewerbung über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden kann. Bei der Allianz zum Beispiel registrieren sich Kandidaten im sogenannten "Global Talent Pool" und verwalten dort ihre Angaben und Unterlagen. "Für die Bewerber hat das System den Vorteil, dass sie sich auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben können", erklärt Dominik Hahn von der Allianz. Dadurch wird die einzelne Bewerbung keinesfalls entwertet, denn je nach Bereich wird die vom System generierte Bewerbungsmappe an verschiedene Recruiter geschickt.

Initiativbewerbung 

Entgegen der weit verbreiteten Meinung kann auch eine Initiativbewerbung zum Erfolg führen. Wer Engagement zeigt und die richtige Vorbereitung für die Initiativbewerbung beachtet, bringt sich selbst auf das Radar des Wunscharbeitgebers. Daher bieten viele Unternehmen in ihren Online-Formularen die Möglichkeit, sich initiativ zu bewerben. So nutzt die Allianz Initiativbewerbungen, um bei Bedarf selbst aktiv zu werden und sich beim Kandidaten zu melden. Wie lange die Bewerberdaten im System gespeichert werden, entscheiden die Bewerber selbst.

Was passiert mit der Online-Bewerbung nach dem Absenden?

Wenn das Online-Formular abgeschickt wurde, liegt der Ball auf Seite des Unternehmens. Meistens werden die Qualifikationen und Kriterien gewichtet und die Software verteilt daraufhin Punkte auf einer bestimmten Skala für die Kandidaten. Deshalb sollten die grundlegenden Qualifikationen stimmen. Dann besteht für Bewerber keine Gefahr, von der Software aussortiert zu werden. Einige Tools unterteilen die Bewerber automatisch in A-, B- und C-Kandidaten. Die Personaler begutachten dann oft erst einmal nur die A- und B-Kandidaten.

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Tipp Nr. 1: Genug Zeit nehmen

Plane für eine Online-Bewerbung genügend Zeit ein und sorge dafür, dass du bei der Bearbeitung nicht gestört wirst. Hintergrund: Bei einigen Online-Bewerbungssystemen wirst du automatisch abgemeldet, wenn du eine längere Zeit inaktiv bist. Nicht gespeicherte Daten musst du dann nochmals eingegeben.

Tipp Nr. 2: Qualifikationen überlegen

Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und gehe auf die geforderten Qualifikationen ein. Stelle dir auf Basis der Stellenanzeige vorab die Frage, welche Qualifikationen dem Personalentscheider wohl am wichtigsten sind.

Tipp Nr. 3: Auf Vollständigkeit achten

Die leichte Handhabung der Online-Formulare sollte über eines nicht hinwegtäuschen: Vollständige Bewerbungsunterlagen sind Pflicht. Das Risiko, wegen fehlender Angaben vom System aussortiert zu werden, ist groß. Für die Online-Bewerbung gelten grundsätzlich dieselben Anforderungen an Sorgfalt und Vollständigkeit wie bei der klassischen Bewerbungsmappe.

Tipp Nr. 4: Vorsicht bei Picklisten

Gefährlich sind auch die sogenannten Picklisten. Dort sind oft nicht alle existierenden Studiengänge aufgelistet. Wählen Bewerber dann den am ehesten passenden Studiengang, werden sie womöglich herausgefiltert, obwohl sie für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Unsicherheiten am besten telefonisch mit dem Unternehmen klären.

Tipp Nr. 5: Optionale Angaben nutzen

Aufpassen sollten Bewerber auch bei optionalen Angaben. "Unser Online-Formular bietet die Möglichkeit, bis zu drei Alternativen hinsichtlich der Standort-Wünsche anzugeben", sagt Wolfgang Schlag von Brose. "Damit bieten wir Kandidaten, die grundsätzlich national oder international mobil sind, die Möglichkeit, sich mit einer Bewerbung gleichzeitig für drei unterschiedliche Standorte zu bewerben. Diese Möglichkeit wird seitens der Bewerber aber viel zu selten genutzt."

Tipp Nr. 6: Anschreiben, Lebenslauf & Co. richtig verwalten

Bewerber sollten alle wichtigen Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse bereithalten, wenn sie mit einer Online-Bewerbung beginnen. Als Dateiformat eignet sich am besten PDF. Wichtig: Die meisten Unternehmen bevorzugen eine Datei, in der alle Dokumente enthalten sind. In manchen Fällen steht für das Anschreiben ein Eingabefeld zur Verfügung. Hier helfen vorbereitete Text(baustein)e, die mit Copy & Paste eingefügt werden. Achte darauf, die Texte jeweils individuell anzupassen.

Tipp Nr. 7: Die maximale Dateigröße einhalten

Die Größe der Datei(en) muss den Vorgaben des Unternehmens entsprechen. Gängig sind maximale Dateigrößen zwischen zwei und sieben Megabyte. Auch hier gilt es, die Online-Formulare genau zu lesen und sich an die Hinweise zu halten.

Tipp Nr. 8: Die individuelle Note 

Vor allem kurze Formulare bieten wenig Spielraum für individuelle Angaben. Bewerber können aber Freitextfelder nutzen, um unter den Konkurrenten herauszustechen. Auch Textfelder wie "Motivationsanschreiben" sollten für eine persönliche Note genutzt werden. Enthält ein Online-Formular keine solchen Felder, gilt das Prinzip der klassischen Bewerbung. Dann machen die angehängten Unterlagen den Unterschied.


Christoph Bertram, Redaktion - 18/08/2016

Antonio Guillem/shutterstock.com

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