Der Recruiting-Prozess: Dauer, Schritte, Kosten und Optimierung

Definition: Was ist ein (E-)Recruiting-Prozess?

Beim Recruiting geht es schlichtweg um die Personalbeschaffung. Hierfür suchen sogenannte Recruiter offline und online nach geeigneten, qualifizierten Arbeitnehmern. Das Electronic-Recruiting (E-Recruiting) bezieht sich nur auf die Onlinebeschaffung, das heißt, die Arbeitnehmersuche, das Bewerbermanagement, sowie die erste Kontaktaufnahme, finden digital statt. Auch die Bewerbungen werden online eingereicht, das vereinfacht die Bearbeitung. Im Idealfall übernimmt eine HR-Software die Sortierung der Bewerber. Auf Dauer ist das E-Recruiting kostengünstiger und schneller als das herkömmliche Recruiting.

Dauer: Grundlagen, die du wissen musst

Der Recruiting-Prozess kann bis zu mehrere Wochen dauern - schließlich lässt sich gutes Personal nicht immer schnell finden. Es wird zwischen dem internen und externen Prozess unterschieden, wobei die externe Personalbeschaffung in der Regel länger dauert. Beim internen Recruiting, wird die offene Stelle von einem interen Mitarbeiter besetzt. Das hat die einen oder anderen Vorteile, da der Kollege das Unternehmen und die Arbeitsabläufe bereits kennt. Online-Jobanzeigen sind 24/7 für einen längeren Zeitraum verfügbar. Die jederzeitige Anpassung und Veränderung der Stellenbeschreibung verspricht Flexibilität, die bei einer Print-Anzeige nicht möglich ist. 

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Ablauf: Die einzelnen Schritte im Überblick

• Stellenanzeige: Zunächst wird die offene Stelle mit einer treffenden Beschreibung online gestellt.

• Kontaktaufnahme: Die erste Kommunikation erfolgt entweder durch Active Sourcing oder ganz klassisch über die Website, Social Media Plattform oder Jobbörse, auf der die Stellenanzeige freigeschaltet wurde.

• Vorauswahl: Anhand bestimmter Kriterien, werden die verschiedenen Bewerber sortiert. Wer den Erwartungen nicht entspricht, fällt aus dem Raster.

• Bewerbergespräche: Die Bewerber, die es in die engere Auswahl geschafft haben, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Darüber hinaus können je nach Unternehmen zusätzliche Tests durchgeführt werden.

• Bewerberevaluation: Nun entscheidet sich das Unternehmen für einen Bewerber. Meistens werden noch andere Mitarbeiter mit in die Entscheidung einbezogen. Wichtig ist hierbei, dass der Prozess schnell und professionell abläuft.

• Arbeitsvertrag und Onboarding: Wenn der Bewerber zugesagt hat, wird der Arbeitsvertrag unterschrieben und der Einstieg geplant.

Wie kann man den Recruiting-Prozess verbessern und optimieren?

Die Struktur ist beim Recruiting-Prozess das A und O. Nichts ist schlimmer als ein unorganisiertes Bewerbungsgespräch oder lange Wartezeiten. Tendenziell sind digitale, automatisierte HR-Prozesse erfolgreicher, da man auf festgelegte Kriterien setzt. Auch soziale Netzwerke werden für das Recruiting immer interessanter. Laut einer Recruiting-Studie von monster, sind rund ein Drittel der befragten User davon überzeugt, dass soziale Netzwerke ein geeigneter Recruiting-Kanal ist, um sich auf Jobsuche zu begeben (Quelle:arbeitgeber.monster.de/recruiting/studien.aspx). Vor allem Active Sourcing eignet sich gut für das Recruiting auf Social Media, da auf sozialen Netzwerken viele qualifizierte Arbeitnehmer unterwegs sind, die derzeit nicht auf Jobsuche sind. Auch Employer Branding kann sich positiv auf die Personalentwicklung auswirken. In welche Methode man am Besten investieren sollte und welche sich am Ende mehr lohnt, hängt vom Unternehmen und der Branche ab. Dennoch kommt man beim E-Recruiting nicht um ein Invest herum. Sei es die HR-Software oder die Methode.

Da viele Jobsuchende Jobmessen besuchen, ist das für Recruiter eine gute Chance, um Kandidaten direkt vor Ort vom Unternehmen zu begeistern. Auch Arbeitnehmer, die bereits in dem Unternehmen arbeiten, können werben. Das hat den Vorteil, dass die Bewerber eine Verbindung zu dem Unternehmen aufbauen.

Auch wichtig beim Recruiting: Die Stellenanzeige sollte auf mehreren Portalen veröffentlicht werden, um eine höhere Reichweite zu garantieren. Zudem bieten Stellenanzeigen Raum für eine kreative Jobdarstellung. Das wirkt professionell und lockt widerum interessierte Bewerber an. Auch wenn man am Anfang Arbeit und Geld reinstecken muss, die Gestaltung wird sich am Ende mit Sicherheit bewähren.

Was ist das Ziel?

• Der Bewerbungsprozess soll beschleunigt werden.
• Das Bewerbungsverfahren soll vereinfacht werden.
• Es sollen qualifizierte Arbeitnehmer gefunden werden.

Wirkt sich das Recruiting auf das Arbeitgeberimage aus?

Ja, auf jeden Fall. E-Recruiting wird auf dem Arbeitsmarkt immer wichtiger. Arbeitet ein Unternehmen noch mit Print-Ausschreibungen und lässt sich die Bewerbungen ausschließlich per Post zuschicken, wirkt das auf Bewerber konservativ und altmodisch. Vor allem auf die Generation, die gerade erst einen Hochschulabschluss gemacht hat, wirkt die Vorgehensweise abschreckend. Die Digitalität ist eben die Zukunft und die Generation Y hat die Zukunft in der Hand. Auch die Unternehmen müssen sich den Bewerbern attraktiv präsentieren können. Also: Lieber die Print-Bewerbungen streichen und auf Online-Bewerbungen umstellen - auch der Umwelt zur Liebe.

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